Arbeitsaufträge in VCOM

Zuletzt geändert: 2026-01-08

Als O&M-Manager verwalten Sie alle Arbeitsaufträge in VCOM:

• Erstellen Sie Arbeitsaufträge direkt aus einem Ticket, fügen Sie Details und Formulare hinzu und weisen Sie Technikern die Durchführung der Arbeiten vor Ort zu.

• Überprüfen Sie die Arbeitsergebnisse des Technikers, erstellen Sie Berichte und schließen Sie die fertigen Arbeitsaufträge oder setzen Sie ihren Status zurück, wenn der Techniker einige Probleme nacharbeiten muss.

Arbeitsauftrag erstellen und Details hinzufügen

Als O&M-Manager können Sie Arbeitsaufträge direkt aus Tickets erstellen. Fügen Sie alle Details und Anweisungen hinzu, die der zugewiesene Techniker benötigt, und senden Sie den digitalen Arbeitsauftrag direkt an seine O&M-App.

1. Arbeitsauftrag erstellen.

2. Fügen Sie Details zum Arbeitsauftrag hinzu.

3. Beenden von Arbeitsauftragserstellung und senden von automatischer Nachricht an den Bearbeiter.

Siehe detaillierte Schritte unten:

1) Arbeitsauftrag erstellen

1. Sie haben drei Optionen, um einen Arbeitsauftrag zu erstellen:

   • Wählen Sie im Tickets-Portlet-Portlet Arbeitsauftrag erstellen.

   • Gehen Sie im Ticketdetails-Portlet-Portlet zum Tab Arbeitsauftrag und wählen Sie Arbeitsauftrag erstellen.

   • Wählen Sie im Arbeitsaufträge-Portlet-Portlet Arbeitsauftrag erstellen.

2. Geben Sie im erscheinenden Fenster dem Arbeitsauftrag einen Titel und fügen Sie bei Bedarf eine Beschreibung hinzu.

3. Nur wenn Sie den Arbeitsauftrag aus dem Arbeitsaufträge-Portlet erstellt haben, müssen Sie hier ein Ticket verknüpfen. Wenn Sie eine der anderen beiden Möglichkeiten gewählt haben, ist das jeweilige Ticket bereits mit dem Arbeitsauftrag der Anlage verknüpft und das Ticket ist im Dropdownmenü nicht sichtbar.

4. Wählen Sie Arbeitsauftrag erstellen, um den ersten Schritt abzuschließen.

Ein neues Fenster wird erscheinen, in dem Sie die Details des Arbeitsauftrags eingeben können.

2) Details zum Arbeitsauftrag hinzufügen

Fügen Sie die Details des Arbeitsauftrags hinzu, um strukturierte Informationen bereitzustellen. Die Details des Arbeitsauftrags sind in fünf Bereiche unterteilt: Allgemeine Daten, Bearbeiter, Formulare, Kontakte und Dateien.

Allgemeine Daten

• Geben Sie dem Arbeitsauftrag einen Titel und fügen Sie bei Bedarf eine Beschreibung hinzu.

• Weisen Sie das Fälligkeitsdatum zu. Dieses Datum muss in der Zukunft liegen, damit der Techniker mehrere Arbeitsaufträge unabhängig planen kann.

Bearbeiter

• Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü einen Haupt Beauftragten für den Arbeitsauftrag aus.

• Wenn mehr als ein Techniker den Arbeitsauftrag ausführen soll, wählen Sie Bearbeiter unter Zusätzliche Bearbeiter.

Hinweis

Alle Bearbeiter sehen die gleichen Informationen und haben die gleichen Berechtigungen in ihrer O&M-App.

Formulare

• Wählen Sie Vorlage aus, wenn Sie ein Formular zu Ihrem Arbeitsauftrag hinzufügen möchten. Dies ermöglicht es Ihnen, einen strukturierten Arbeitsbericht von Ihrem Techniker zu erhalten. Für weitere Informationen zu Formularvorlagen siehe Formularvorlagen für Arbeitsaufträge konfigurieren.

• Manchmal ist ein Formular nicht notwendig und eine einfache Checkliste reicht aus. Wählen Sie Checkliste aus, um eine einmalige Checkliste nur für diesen Arbeitsauftrag hinzuzufügen. Fügen Sie im erscheinenden Fenster alle notwendigen Schritte für die Bearbeiter hinzu.

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Empfehlung

Wenn die Anlagenwartung von externen Unternehmen durchgeführt wird, ist es besonders nützlich, zusätzlich zu einem Formular eine Checkliste zu haben. Dies hilft Ihnen, beispielsweise den Standortzugang und den allgemeinen Arbeitsprozess im Detail zu definieren. Der Techniker kann dann die einzelnen Punkte durchgehen und abhaken.

Kontakte

• Wählen Sie Kontakt aus, um nützliche Kontaktinformationen zum Arbeitsauftrag hinzuzufügen.

• Geben Sie die Funktion und Rolle des Kontakts in der Beschreibung des Arbeitsauftrags oder der oben beschriebenen Checkliste an.

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Beispiel

Ein nützlicher Kontakt könnte die Person sein, die das Ein- und Auschecken vor Ort verwaltet, oder der O&M-Manager, der für das Ticket verantwortlich ist, das mit dem Arbeitsauftrag verbunden ist.

• Laden Sie Dateien hoch, wie z.B. Handbücher oder Verdrahtungspläne, die für die Ausführung des spezifischen Arbeitsauftrags nützlich sein werden.

• Wenn Sie bereits allgemeine Anlagendateien in Ihre Anlagen-Stammdaten hochgeladen haben, sind diese Dateien hier standardmäßig ebenfalls sichtbar. Für weitere Informationen zu den Anlagen-Stammdaten siehe Anlagen-Stammdaten für CMMS-Arbeitsaufträge.

Hinweis

Sie können maximal 10 Dateien hochladen. Die Dateigröße ist auf 5 MB begrenzt. Akzeptierte Dateitypen: JPG, JPEG, PNG, PDF, XLSX, XLS, ODS.

3) Beenden Sie die Erstellung des Arbeitsauftrags und senden Sie automatisch eine Benachrichtigung an die Bearbeiter

• Wählen Sie Speichern aus, um alle Details des Arbeitsauftrags zu speichern.

Der Arbeitsauftrag erscheint jetzt im Arbeitsaufträge-Portlet mit dem Status Offen. Der Haupt-Bearbeiter ist mit dem Unverarbeitet Icon gekennzeichnet. Sehen Sie die Anzahl der zusätzlichen Bearbeiter in der Spalte Zusätzliche Bearbeiter. Falls erforderlich, fügen Sie diese Spalte hinzu, indem Sie das Portlet Einstellungen auswählen.

Alle Bearbeiter werden per E-Mail benachrichtigt, dass ein Arbeitsauftrag ihnen zugewiesen wurde. Der Arbeitsauftrag wird auch in ihrer O&M-App angezeigt, sodass sie ihn sofort vor Ort ausführen können. Siehe auch Arbeitsaufträge in der O&M-App.

Verfolgen Sie den Status des Arbeitsauftrags

Als Ersteller und Eigentümer des Arbeitsauftrags verfolgen Sie den Status Ihres Arbeitsauftrags im Arbeitsaufträge-Portlet-Portlet. Sie werden auch über jede Statusänderung per E-Mail informiert. Die Entscheidung eines Bearbeiters ändert den Status des gesamten Arbeitsauftrags.

Die Informationen in der Spalte Status bedeuten Folgendes:

• Offen: Keiner der Bearbeiter hat bisher entschieden, ob sie den Arbeitsauftrag annehmen oder ablehnen können.

• Abgelehnt: Einer der Bearbeiter hat den Arbeitsauftrag abgelehnt.

  • Sehen Sie sich den Ablehnungsgrund an, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den spezifischen Arbeitsauftrag klicken und Bearbeiten auswählen. Im erscheinenden Fenster finden Sie den Ablehnungsgrund unter Status.

  • Sie müssen neue Bearbeiter im Bereich Bearbeiter auswählen.

• In Bearbeitung: Einer der Bearbeiter hat den Arbeitsauftrag akzeptiert.

Ergebnisse überprüfen und Arbeitsauftrag schließen

Sobald die zugewiesenen Techniker den Arbeitsauftrag als erledigt markieren, ändert sich sein Status im Arbeitsauftrags-Portlet zu Erledigt. Sie können dann die Ergebnisse des Serviceauftrags überprüfen, einen Bericht erstellen und den Arbeitsauftrag schließen oder wieder öffnen.

1. Navigieren Sie zu dem Arbeitsauftrag im Arbeitsaufträge-Portlet-Portlet.

2. Wählen Sie Schließen.

3. Ein Fenster mit den Details des Arbeitsauftrags erscheint. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:

   • Ergebnisse des Serviceauftrags prüfen: Im Formulare-Bereich wählen Sie Ansicht neben dem Formular oder der Checkliste, die Sie überprüfen möchten. Scrollen Sie durch das Dokument und wählen Sie Zurück, um zurückzukehren. Überprüfen Sie auch, ob Bilder hochgeladen wurden.

   • Zeiterfassung prüfen: Im Kosten und Aufwand-Bereich überprüfen Sie die für den Arbeitsauftrag erfasste Zeit. Siehe auch Zeiterfassung in VCOM.

4. Der nächste Schritt hängt von Ihrer Bewertung der Ergebnisse ab:

   • Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind:

     • CMMS-Bericht erstellen: Wählen Sie CMMS-Bericht erstellen. Siehe auch CMMS-Bericht erstellen.

     • Arbeitsauftrag schließen: Wählen Sie Arbeitsauftrag schließen. Der Status ändert sich in Geschlossen. Wir empfehlen, das verknüpfte Ticket ebenfalls zu schließen, es sei denn, das Ticket betrifft größere Arbeiten an einer Anlage und mehrere verwandte Arbeitsaufträge.

   • Wenn das Ergebnis unzufriedenstellend ist oder einige Schritte fehlen:

     • Arbeitsauftrag wieder öffnen: Erlauben Sie dem Bearbeiter, die fehlenden Schritte abzuschließen. Siehe Ein Arbeitsauftrag, der als erledigt markiert wurde, erneut öffnen.

Status des Arbeitsauftrags ändern

Sie finden möglicherweise die Ergebnisse eines abgeschlossenen Arbeitsauftrags unzureichend oder bemerken fehlende Schritte, nachdem der Arbeitsauftrag bereits geschlossen wurde. In solchen Fällen können Sie den Status zurücksetzen, um Korrekturen vorzunehmen.

Einen geschlossenen Arbeitsauftrag zurücksetzen

Es ist möglich, den Status eines Arbeitsauftrags auch nach dessen Schließung zurückzusetzen.

1. Navigieren Sie zum Arbeitsaufträge-Portlet. Verwenden Sie den Statusfilter, um Geschlossene Arbeitsaufträge zu finden.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Arbeitsauftrag, um das Kontextmenü zu öffnen. Wählen Sie Bearbeiten aus. Die Details des Arbeitsauftrags werden im Lesemodus geöffnet.

3. Wählen Sie Bearbeitung fortsetzten aus, um die Felder wieder bearbeitbar zu machen.

4. Der Status des Arbeitsauftrags wird auf Erledigt zurückgesetzt und Sie können Ihre Anpassungen vornehmen.

• Sie können den Status des Arbeitsauftrags auch wieder auf Offen zurücksetzen. Wählen Sie dazu Arbeitsauftrag wieder öffnen im Fenster mit den Arbeitsauftragsdetails oder folgen Sie dem später beschriebenen Prozess.

Ein Arbeitsauftrag, der als erledigt markiert wurde, erneut öffnen

Es ist möglich, einen Arbeitsauftrag wieder zu öffnen, nachdem der Bearbeiter ihn als verarbeitet gesendet hat.

1. Navigieren Sie zum relevanten Arbeitsauftrag im Arbeitsaufträge-Portlet. Sie können den Statusfilter verwenden, um Arbeitsaufträge mit dem Status Erledigt zu finden.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Arbeitsauftrag, um das Kontextmenü zu öffnen. Wählen Sie Bearbeiten aus. Die Details des Arbeitsauftrags erscheinen. Ändern Sie die gewünschten Angaben.

3. Wählen Sie Arbeitsauftrag wieder öffnen.

4. Der Status des Arbeitsauftrags wird auf Offen zurückgesetzt.

5. Nachdem Sie Speichern ausgewählt haben, wird der Prozess derselbe sein wie nach der Erstellung eines neuen Arbeitsauftrags. Siehe Erstellung des Arbeitsauftrags abschließen und automatische Benachrichtigung an den Bearbeiter senden.